現代のビジネス環境では、人脈の構築と管理が企業の成長に直結する重要な要素となっています。しかし、紙の名刺による従来の管理方法では、情報の散逸や検索の手間、組織全体での共有の困難さなど、多くの課題が存在します。こうした課題を解決するために開発されたのが、クラウド型の名刺管理アプリケーション「Sansan」です。Sansanは、単なる名刺のデジタル化にとどまらず、企業全体の人脈を一元管理し、営業活動を効率化するための包括的なプラットフォームとして機能しています。本記事では、Sansanの機能、特徴、導入のメリット、そして実際の活用方法について、詳しく解説していきます。
Sansanとは何か
Sansanは、法人向けの名刺管理クラウドサービスとして、多くの企業に採用されているビジネスツールです。紙の名刺をデジタル化し、組織全体で共有・活用できるプラットフォームを提供しています。スマートフォンアプリや専用スキャナを使用して名刺を取り込むだけで、高精度なデータベースが自動的に構築される仕組みになっています。
Sansanの最大の特徴は、単なる名刺情報の保存ではなく、企業全体の人脈ネットワークを可視化し、営業活動に直結させることができる点にあります。個人で管理していた名刺情報が組織の共有資産となることで、営業機会の発掘や顧客関係の構築がより効率的になります。
高精度なデータ化技術
AI と人力の組み合わせによる99.9%の精度
Sansanの最大の強みは、名刺情報をデータ化する際の精度の高さです。高度な人工知能技術とオペレーターによる手入力を組み合わせた「AI × 人」の体制により、99.9%という極めて高い精度で名刺情報を正確にデータ化することが可能です。この精度の高さにより、データベースの信頼性が確保され、営業活動における意思決定の質が向上します。
従来の自動読み取り技術のみに頼る方法では、手書き文字や特殊な書体、複雑なレイアウトの名刺に対応することが難しい場合がありました。しかし、SansanではAIが初期認識を行った後、人間のオペレーターが確認・修正を行うため、複雑な名刺でも正確にデータ化されます。
複数の言語に対応
グローバルなビジネス展開を行う企業にとって、言語対応は重要な要素です。Sansanは日本語を含めて、英語や中国語など全11言語に対応しており、国際的な名刺交換にも対応できます。これにより、海外のビジネスパートナーとの関係構築もスムーズに行えます。
名刺取り込みの方法と利便性
専用スキャナによる高速処理
Sansanでは、大量の名刺を効率的に処理するための専用スキャナが提供されています。この専用スキャナは、100枚の名刺をわずか5分でスキャンできるという驚異的なスピードを実現しています。営業活動で多くの名刺を集めた場合でも、短時間でデータ化できるため、業務の効率化に大きく貢献します。
さらに、スキャナは名刺に手書きされた「名刺交換日」を自動で読み取り、設定することも可能です。これにより、いつどこで誰と名刺交換したかという情報も正確に記録され、営業活動の履歴管理がより詳細になります。
スマートフォンアプリでの柔軟な取り込み
Sansanはスマートフォンアプリも提供しており、外出先でも名刺をスキャンできます。スマートフォンのカメラで名刺を撮影するだけで、同時に4枚までまとめてデータ化することが可能です。これにより、営業活動の現場で即座に名刺情報を登録でき、後の手作業を最小限に抑えることができます。
データ化の完了は、スキャンした翌営業日以内に行われます。翌営業日保証は1IDにつき20枚までとなっており、迅速な処理が保証されています。
デジタル名刺とメール署名の取り込み
現代のビジネスでは、オンラインでの商談やウェビナーなど、直接会わずに取引する機会が増えています。Sansanは、こうした状況に対応するため、オンライン上での名刺交換機能を備えています。Sansanを利用していない相手とも、オンライン上で名刺情報を交換することができます。
さらに、メールのみでやり取りしている顧客の場合、メール署名や差出人情報から自動的に連絡先を抽出し、名刺データとして登録することも可能です。この機能により、これまで名刺交換できていなかった相手の情報も、企業の資産として蓄積できます。
データベース管理と情報共有
自動名寄せ機能による正確な人物管理
Sansanの独自技術である自動名寄せ機能は、名刺をスキャンするだけで、正確な人物データと網羅的な人脈データベースを構築します。この機能の特徴は、名刺そのものではなく「人物」に着目している点です。同一人物が複数の名刺を持っている場合（例えば、転職や昇進により異なる企業や部署の名刺を持っている場合）、Sansanはこれらを正しく統合し、その人物の最新情報を表示します。
これにより、営業担当者が古い情報に基づいて営業活動を行うことを防ぎ、常に最新の情報に基づいたアプローチが可能になります。
全社員による人脈の共有と検索
Sansanに登録された名刺は、全社員に対して共有されます。自分が登録した名刺だけでなく、同僚や上司が登録した名刺も含めて、全社員が登録した名刺を横断検索することができます。これにより、組織全体の人脈が可視化され、営業機会の発掘がより効率的になります。
例えば、新規営業先を探している場合、その企業の名刺が社内に存在するかどうかを簡単に検索できます。また、特定の役職（例えば「部長」）を持つ人物だけを検索することも可能です。こうした検索機能により、営業活動に必要な情報を素早く見つけることができます。
人物詳細画面による包括的な情報管理
Sansanの人物詳細画面では、ある人物に関するあらゆる情報が一元管理されます。社内で登録された全名刺のうちから、該当の人物の最新の肩書きや連絡先が自動的に表示されます。自分では把握できなかった昇格情報や電話番号の変更なども、この画面から活用できます。
さらに、その人物との過去のコンタクト履歴や、社内で過去にコンタクトした同僚の名前も表示されます。これにより、営業活動を行う前に、社内の情報を事前に共有でき、より効率的で質の高い営業活動が実現できます。
営業活動の効率化機能
タグ付けとリスト管理
Sansanでは、名刺に対して「タグ」と呼ばれる属性情報を付与することで、柔軟なグルーピングが可能です。例えば、「IT業界」「決定権者」「2024年新規顧客」といったタグを付けることで、特定の条件に合致する顧客を素早く抽出できます。
各グループごとに名刺をダウンロードしたり、一括メール配信を行ったりすることができるため、ターゲットを絞った営業活動がより効率的に実行できます。
接触履歴の管理とリマインド機能
Sansanでは、電話やメール、面会などの接触履歴を記録することができます。これにより、営業担当者の対応漏れを防ぎ、効率的なマネジメントが実現します。また、リマインド機能により、重要な顧客への定期的なコンタクトを忘れずに実行できます。
こうした機能を活用することで、営業パフォーマンスの向上を実感する企業が増えています。
ニュース配信機能による情報収集
Sansanには、接点のある企業やフォローしている企業の最新ニュースが配信される機能があります。この機能により、顧客企業の最新動向を効率的に把握することができ、タイムリーなアプローチが可能になります。例えば、顧客企業が新しい事業を開始した、新製品を発表したといった情報を素早く知ることで、営業活動の質が向上します。
外部システムとの連携
SFA・CRMとの統合
Sansanで取り込んだ名刺データは、CSV形式で出力することができます。これにより、他のSFA（営業支援システム）やCRM（顧客関係管理システム）などの外部アプリケーションとスムーズに連携することが可能です。既に導入している営業支援ツールとの連携により、より包括的な営業管理が実現できます。
Salesforce連携とAPI連携
Sansanは、業界標準のCRMであるSalesforceとの連携機能を提供しています。これにより、Sansanで管理する名刺情報をSalesforceに自動的に同期させることができます。また、API連携により、他のビジネスアプリケーションとの統合も可能です。
セキュリティと管理機能
多層的なセキュリティ対策
企業の重要な顧客情報を扱うため、Sansanは多層的なセキュリティ対策を実施しています。二要素認証により、不正なアクセスを防止します。SAML認証により、企業のシングルサインオンシステムとの統合が可能です。
アクセス制御とログ管理
IPアドレス制限により、特定のネットワークからのアクセスのみを許可することができます。デバイス利用制限により、特定のデバイスからのアクセスのみを許可することも可能です。さらに、利用ログの記録により、誰がいつどのデータにアクセスしたかを追跡することができます。これらの機能により、企業の情報セキュリティポリシーに準拠した運用が実現できます。
マルチデバイス対応
Sansanは、スマートフォン、タブレット、パソコンなど、あらゆるデバイスで利用することができます。クラウド型のサービスであるため、デバイス間でのデータ同期が自動的に行われ、いつでもどこからでも最新の名刺情報にアクセスできます。営業活動の現場でスマートフォンで情報を確認し、オフィスに戻ってパソコンで詳細な分析を行うといった、柔軟な働き方が実現できます。
メール連携機能
Sansanは、メールシステムとの連携機能を備えています。メール署名から自動的に顧客情報を抽出し、名刺データとして登録することができます。この機能は現在、日本国内でのみ利用可能ですが、メールのみでやり取りしている顧客の情報も、企業の資産として蓄積できるという大きなメリットがあります。
Sansanの導入メリット
営業効率の向上
Sansanを導入することで、営業活動の効率が大幅に向上します。名刺をスキャンするだけで自動的にデータベースが構築されるため、手作業による入力の手間が削減されます。また、全社員の人脈が可視化されることで、営業機会の発掘がより効率的になります。
顧客情報の一元管理
紙の名刺では、個人ごとに管理されていた顧客情報が、Sansanにより組織全体で一元管理されます。これにより、顧客情報の重複や散逸を防ぎ、組織全体で一貫性のある営業活動が実現できます。
人脈ネットワークの可視化
Sansanにより、企業全体の人脈ネットワークが可視化されます。これまで個人の中に埋もれていた人脈が、組織の共有資産となることで、新規営業先の開拓や既存顧客との関係強化がより効率的に行えます。
対応漏れの防止
接触履歴の管理とリマインド機能により、営業担当者の対応漏れを防ぐことができます。重要な顧客への定期的なコンタクトが自動的にリマインドされるため、営業機会の喪失を防ぐことができます。
Sansanの活用シーン
営業活動の現場での活用
営業担当者が顧客と面談した際に、スマートフォンアプリで名刺をスキャンすれば、その場で顧客情報がデータベースに登録されます。後日、その顧客にアプローチする際には、社内に存在する過去の接触履歴や、同僚との関係情報を確認してからコンタクトすることができます。
新規営業先の開拓
特定の業界や役職の人物を検索することで、新規営業先の候補を効率的に抽出できます。また、その企業に対して既に社内で接触している人物がいるかどうかを確認することで、紹介による営業活動も可能になります。
マーケティング活動への活用
タグ付けとリスト管理機能により、特定の条件に合致する顧客グループを抽出し、ターゲットを絞ったメール配信やキャンペーンを実施することができます。これにより、マーケティング活動の効果が向上します。
人事異動情報の把握
Sansanは、顧客企業の人事異動情報やニュース配信機能により、顧客企業の最新動向を把握することができます。これにより、顧客企業の組織変更に対応した営業活動が可能になります。
Sansanの使い始めるための3つのステップ
ステップ1：名刺の登録
まず、スマートフォンアプリまたは専用スキャナを使用して、名刺をSansanに登録します。この段階で、高精度なデータ化により、正確な顧客情報がデータベースに蓄積されます。
ステップ2：同僚との共有
登録した名刺情報を同僚と共有することで、組織全体の人脈が可視化されます。同僚が登録した名刺も検索できるようになり、営業機会の発掘がより効率的になります。
ステップ3：リスト管理とメール配信の活用
タグ付けやリスト管理機能を活用して、ターゲット顧客を絞り込み、一括メール配信などの営業活動を実施します。この段階で、Sansanの真の価値が実現されます。
まとめ
Sansanは、単なる名刺管理アプリケーションではなく、企業全体の人脈を一元管理し、営業活動を革新するための包括的なプラットフォームです。99.9%の高精度なデータ化、全社員による人脈の共有、多様な営業支援機能により、企業の営業パフォーマンスを大幅に向上させることができます。クラウド型のサービスであるため、場所やデバイスを選ばずに利用でき、現代の働き方に対応しています。セキュリティ対策も充実しており、企業の重要な顧客情報を安全に管理することができます。デジタル化が進む現代のビジネス環境において、Sansanは企業の競争力を高めるための必須ツールとなっています。
Sansanで営業力を強化する方法：99.9%精度の名刺デジタル化と組織の人脈活用をまとめました
Sansanは、紙の名刺をデジタル化し、企業全体の人脈を一元管理するための革新的なソリューションです。高精度なAI技術と人力による確認により、99.9%の精度で名刺情報をデータ化します。スマートフォンアプリや専用スキャナにより、営業活動の現場でも簡単に名刺を登録でき、全社員による人脈の共有により、営業機会の発掘が効率化されます。接触履歴の管理、ニュース配信、外部システムとの連携など、営業活動を支援する多様な機能を備えており、企業の営業パフォーマンス向上に直結します。セキュリティ対策も充実しており、企業の重要な顧客情報を安全に管理できます。デジタル化が進む現代のビジネス環境において、Sansanは企業の競争力を高めるための必須ツールとして、多くの企業に採用されています。
