現代の職場では、従業員のシフト管理が重要な課題となっています。紙ベースやExcelでのシフト作成は時間がかかり、ミスも発生しやすいものです。そこで注目されているのがシフト作成アプリです。これらのアプリケーションは、シフト作成の効率化、従業員への迅速な情報共有、そして管理者の業務負担軽減を実現する強力なツールとなっています。本記事では、シフト作成アプリの特徴、主な機能、選び方のポイント、そして実際の活用方法について詳しく解説します。
シフト作成アプリとは
シフト作成アプリは、従業員の勤務スケジュール管理を効率化するためのデジタルツールです。従来の紙やExcelを使った手作業による方法から脱却し、クラウド技術を活用した新しい管理方式を提供しています。
これらのアプリの基本的な仕組みは、従業員が自分の勤務希望をスマートフォンやパソコンから入力し、その情報をもとに管理者がシフト表を作成するというものです。多くのアプリでは、入力された希望情報から自動的にシフト案を生成する機能を備えており、管理者はその案を微調整するだけでシフト表を完成させることができます。
シフト作成アプリの最大の特徴は、リアルタイムでの情報共有が可能という点です。作成されたシフト表は即座に従業員に通知され、スマートフォンやタブレットから確認できます。これにより、シフト表の周知に要する時間を大幅に削減でき、従業員のシフト忘れも防ぐことができます。
シフト作成アプリの主な機能
シフト作成アプリには、多くの便利な機能が搭載されています。これらの機能を理解することで、自社に最適なアプリを選択する際の参考になります。
従業員の希望シフト回収機能
従業員がアプリ上で勤務希望を入力する機能です。紙で希望を回収し、それを手作業で入力し直す必要がなくなります。従業員はスマートフォンで日付をタップするだけで希望を登録でき、操作が簡単なため、従業員の負担も軽減されます。
自動シフト作成機能
多くのアプリに搭載されているAI技術を活用した自動作成機能は、収集した希望情報をもとに最適なシフト案を自動生成します。早番・遅番・夜勤といった複雑なシフトパターンにも対応でき、複数の勤務条件を同時に考慮することができます。この機能により、管理者の作成業務の時間を大幅に短縮できます。
シフトパターン設定機能
早番・遅番・夜勤など、勤務パターンを事前に登録しておく機能です。また、固定シフトで働く従業員については、定期シフト機能を使用して、毎回の入力を省くことができます。「この従業員はいつも月曜日と水曜日に出勤」といった固定パターンを登録しておくと、毎月の作成作業が格段に楽になります。
人員過不足チェック機能
作成したシフト表において、必要な人数が配置されているかを自動チェックする機能です。不足時間や重複勤務が発生した場合、アラート機能で即座に通知されるため、問題を素早く発見し対応することができます。
人件費管理機能
シフト表から自動的に人件費を試算する機能です。時給と勤務時間から概算の給与を計算したり、人時売上を表示したりすることで、経営効率の観点からもシフト管理ができます。予算超過時にはアラートが表示される機能もあり、コスト管理が容易になります。
カレンダーアプリとの連携機能
Google カレンダーなど、普段使用しているカレンダーアプリとの連携が可能です。シフト管理アプリで作成されたスケジュールが自動的にカレンダーアプリに反映されるため、二重登録の手間が省け、スケジュール忘れも防止できます。
複数店舗管理機能
複数の店舗を運営している企業向けの機能として、クラウド連携により複数店舗のシフトを横断的にチェックできる機能があります。全体最適を意識したシフト作成が可能になり、企業全体の効率化が実現します。
労働基準法チェック機能
より高度な機能を備えたアプリでは、労働基準法に基づいた自動チェックが行われます。休憩時間の設定や残業上限の確認が自動で行われ、法令違反を防ぐことができます。
シフト作成アプリを導入するメリット
シフト作成アプリの導入には、多くのメリットがあります。これらのメリットを理解することで、導入の必要性がより明確になります。
業務効率化の実現
従来の紙やExcelでのシフト作成は、希望の回収、入力、調整、印刷、配布といった多くのステップが必要でした。シフト作成アプリを使用することで、これらのプロセスが大幅に簡略化されます。自動作成機能により、作成時間を数分の一に短縮できる場合もあります。
情報共有の迅速化
完成したシフト表は、URLを送信するだけで全従業員に共有できます。紙に印刷して配布する必要がなく、リアルタイムで最新の情報が共有されます。シフト変更が発生した場合も、即座に反映され、全員が同じ情報を確認できます。
シフト忘れの防止
従業員がスマートフォンから常にシフトを確認できるため、シフト忘れが大幅に減少します。また、アプリから通知機能を使用すれば、出勤予定日の前日に従業員に自動で通知を送ることも可能です。
公平性の向上
アプリを使用することで、シフト配置の透明性が向上します。従業員の希望が公平に反映されているか、特定の従業員に偏った配置になっていないかが、データとして可視化されます。これにより、シフト配置に対する不公平感が軽減されます。
突発的な欠勤への対応
従業員が急に欠勤する場合、アプリ上でヘルプスタッフの募集を行うことができます。他の従業員がその募集に応募でき、迅速に代替要員を確保できます。このプロセスがアプリ上で完結するため、電話やメールでの連絡が不要になります。
データ分析と改善
シフト管理アプリに蓄積されたデータは、分析に活用できます。どの時間帯に人員が不足しやすいのか、どの従業員がどの程度の勤務を希望しているのかなど、様々な情報が可視化されます。これらの情報をもとに、より効率的なシフト配置を検討することができます。
シフト作成アプリの選び方
市場には多くのシフト作成アプリが存在します。自社に最適なアプリを選択するためには、いくつかのポイントを確認する必要があります。
対応デバイスの確認
アプリがパソコン、スマートフォン、タブレットなど、複数のデバイスに対応しているかを確認しましょう。管理者はパソコンで作成し、従業員はスマートフォンで確認するといった使い分けが可能なアプリが便利です。
ユーザーインターフェースの使いやすさ
操作が直感的で、複雑な設定が不要なアプリを選ぶことが重要です。従業員が簡単に希望を入力でき、管理者が簡単にシフトを作成できるアプリが、導入後の運用をスムーズにします。
必要な機能の搭載
自社の業務形態に合わせて、必要な機能が搭載されているかを確認しましょう。例えば、複数の勤務パターンが必要な場合はシフトパターン作成機能が必須ですし、複数店舗を管理する場合は複数店舗管理機能が必要です。
固定シフト登録機能
固定シフトで働く従業員がいる場合、定期シフト機能が搭載されているかを確認することが重要です。この機能があると、毎月の入力作業が大幅に削減されます。
自動作成機能の精度
AI技術を活用した自動作成機能を備えたアプリの場合、その精度を確認することが重要です。複雑な条件を満たせない場合でも、最後まで自動でシフトを作成し、満たせなかった条件をアラートで通知するアプリが便利です。
外部システムとの連携
既に使用している勤怠管理システムや給与システムとの連携が可能かを確認しましょう。データをCSVなどで出力でき、外部システムとのデータ連携が可能なアプリを選ぶと、運用がスムーズになります。
コストと無料版の有無
アプリの導入コストも重要な検討項目です。小規模な企業や個人事業主向けには、無料版が提供されているアプリも多くあります。まずは無料版で試してから、必要に応じて有料版への移行を検討するのも良い方法です。
サポート体制
導入後に問題が発生した場合のサポート体制も確認しましょう。メールサポート、電話サポート、チャットサポートなど、複数のサポート方法が用意されているアプリが安心です。
シフト作成アプリの実際の活用方法
シフト作成アプリを導入した後、効果的に活用するためのポイントをご紹介します。
事前準備の重要性
アプリを導入する前に、勤務パターンや固定シフトの情報を整理しておくことが重要です。早番・遅番・夜勤の時間帯、各従業員の固定シフト、特別な資格やスキルが必要な業務など、これらの情報を事前に整理しておくと、アプリの設定がスムーズに進みます。
従業員への説明と教育
アプリの導入時には、従業員に対して使用方法を丁寧に説明することが重要です。スマートフォンの操作に不慣れな従業員もいるかもしれませんので、わかりやすいマニュアルを用意したり、導入初期には個別にサポートしたりすることが効果的です。
段階的な導入
全ての機能を一度に導入するのではなく、段階的に導入することをお勧めします。まずは基本的な希望回収と自動作成機能から始めて、運用に慣れてから他の機能を追加していくと、スムーズな導入が実現します。
定期的な見直し
アプリの導入後も、定期的に運用方法を見直すことが重要です。実際の運用の中で、改善できる点や追加で必要な機能が見えてくることがあります。これらの改善を積み重ねることで、より効率的なシフト管理が実現します。
データの活用
アプリに蓄積されたデータを、単なるシフト作成だけでなく、経営判断の材料として活用することも重要です。人件費の推移、従業員の勤務パターン、繁忙期と閑散期の人員配置など、これらのデータを分析することで、より戦略的な人員管理が可能になります。
無料版と有料版の選択
シフト作成アプリには、無料版と有料版が存在します。それぞれの特徴を理解して、自社に最適な選択をすることが重要です。
無料版の特徴
無料版は、基本的なシフト作成機能と従業員への共有機能を備えています。小規模な企業や個人事業主、または試験的な導入を考えている場合に適しています。多くの無料版では、10名程度までの従業員管理が可能です。
無料版でも、従業員の希望回収、シフト表の作成、スマートフォンでの確認といった基本的な機能は十分に備わっています。ただし、複雑な自動作成機能や人件費管理機能、複数店舗管理機能などは、有料版に限定されていることが多いです。
有料版の特徴
有料版は、無料版の全ての機能に加えて、AI技術を活用した高度な自動作成機能、人件費管理、複数店舗管理、労働基準法チェックなど、より多くの機能を備えています。中規模以上の企業や、複雑なシフト管理が必要な企業に適しています。
有料版では、従業員数に制限がなく、複数の店舗を一元管理できるため、企業全体の効率化が実現します。また、サポート体制も充実していることが多く、導入後の運用もスムーズです。
選択のポイント
無料版と有料版の選択は、企業の規模と必要な機能によって決まります。従業員数が少なく、シンプルなシフト管理で十分な場合は無料版を、複雑なシフト管理や複数店舗の管理が必要な場合は有料版を選ぶことをお勧めします。
また、まずは無料版で試してから、必要に応じて有料版への移行を検討するのも良い方法です。実際の運用の中で、どのような機能が必要かが明確になるため、より適切な選択ができます。
シフト作成アプリの導入による業務改善事例
シフト作成アプリの導入により、実際にどのような改善が実現しているのかをご紹介します。
シフト作成時間の短縮
従来は、従業員の希望を紙で回収し、それを手作業でExcelに入力し、調整して、印刷して配布するまでに、数時間から数日を要していました。シフト作成アプリの導入により、この一連のプロセスが数十分に短縮されたという事例が多くあります。
シフト変更への迅速な対応
従業員の急な欠勤や追加勤務の希望に対して、従来は電話やメールで対応していました。アプリの導入により、アプリ上でヘルプ募集を行い、リアルタイムで対応できるようになったという事例があります。
人件費の最適化
アプリの人件費管理機能を活用することで、シフト作成時に人件費を意識した配置が可能になりました。結果として、人件費を削減しながらも、サービス品質を維持できたという事例があります。
従業員満足度の向上
シフト配置の透明性が向上し、従業員の希望がより公平に反映されるようになったことで、従業員満足度が向上したという事例があります。また、シフト忘れが減少したことで、急な欠勤も減少したとのことです。
まとめ
シフト作成アプリは、現代の職場における重要なツールとなっています。従業員の希望回収から、自動シフト作成、リアルタイムでの情報共有まで、多くの機能を備えており、シフト管理の効率化を大幅に実現します。
アプリの選択にあたっては、企業の規模と必要な機能を考慮し、使いやすさとコストのバランスを取ることが重要です。無料版から始めて、必要に応じて有料版への移行を検討するのも良い方法です。
導入後は、従業員への丁寧な説明と段階的な機能追加により、スムーズな運用が実現します。アプリに蓄積されたデータを活用することで、単なるシフト作成だけでなく、経営判断の材料として活用することも可能です。
シフト作成アプリの導入により、管理者の業務負担が軽減され、従業員の満足度が向上し、企業全体の効率化が実現します。これからのシフト管理は、デジタルツールを活用した効率的な方法への転換が、ますます重要になっていくでしょう。
シフト作成アプリ徹底ガイド：選び方・主要機能・導入のコツで業務を効率化をまとめました
シフト作成アプリは、現代の職場における必須のツールとなっています。紙やExcelでの手作業から脱却し、デジタル技術を活用することで、シフト管理の効率化が実現します。
企業の規模や業務形態に合わせて、最適なアプリを選択することが重要です。無料版から始めて、必要に応じて有料版への移行を検討することで、コストを抑えながら効率化を実現できます。
導入後は、従業員への丁寧なサポートと段階的な機能追加により、スムーズな運用が実現します。アプリに蓄積されたデータを活用することで、より戦略的な人員管理が可能になり、企業全体の競争力向上につながるでしょう。
シフト作成アプリの導入は、単なる業務効率化だけでなく、従業員満足度の向上、人件費の最適化、そして企業全体の生産性向上を実現する、投資価値の高い選択肢となります。
