freee勤怠管理Plusアプリ完全ガイド：導入・設定・運用のポイントと活用事例

本記事では、クラウド型勤怠管理サービスの一つであるfreee勤怠管理Plusの特徴、主要機能、導入前の確認ポイント、実際の運用フローや設定のヒント、他サービスとの連携や活用事例までを幅広く解説します。経営者・人事・現場担当者それぞれの視点で役立つ情報を集約しているので、導入検討から日常運用までをひと通り理解できます。

freee勤怠管理Plusとは

freee勤怠管理Plusは、クラウド型の勤怠管理システムで、従業員の打刻（出退勤）からシフト管理、休暇管理、アラート機能、集計・締め作業までをWeb上で完結できるサービスです。勤怠データはリアルタイムで確認でき、在宅勤務や多拠点、シフト制など様々な働き方に対応する設計になっています。

サービスはクラウド提供のため、最新版の法改正や運用ルールの追加にも適宜対応が行われる点がメリットです。

導入のメリット（要点）

• 打刻・集計の自動化で工数削減：紙や手入力で行っていた打刻集計や締め作業を自動化でき、給与計算や労務手続きへの連携がスムーズになります。
• リアルタイムな勤怠把握：管理者は当日・当該月の従業員の出勤状況や残業時間を即時確認できます。
• 多様な打刻方法に対応：スマホやPCのWeb打刻、ICカード、バイオ認証（指紋・静脈）など職場の環境に合わせた選択が可能です。
• 就業ルールへの柔軟対応：フレックス、変形労働、シフト制、時間単位休暇や半休など、企業の就業規則に沿った設定が可能です。
• アラート機能でコンプライアンス支援：残業超過や有給義務未取得などの条件でアラートを出し、長時間労働の抑止や法令遵守を支援します。

主な機能解説

1. 打刻（出退勤）機能

Web/スマートフォン打刻に加え、ICカードや生体認証による打刻も利用できます。現場やテレワークなど勤務場所を問わず、従業員が直感的に打刻できるUIが用意されています。

2. シフト管理

勤務シフトの作成・配布、従業員からのお休み希望の収集、シフトの承認・変更までをシステム内で完結できます。シフトパターンの割り当てや自動生成の補助があり、特に複数シフトや交代制の職場での効率化効果が高いです。

3. 休暇・休業の管理

有給、振休、代休、育児・介護休暇など各種休暇の付与・残日数管理や、半休・時間単位休暇の運用が可能です。休暇の申請・承認フローもWeb上で済ませられます。

4. ワークフロー（申請・承認）

打刻修正、残業申請、休暇申請などのワークフローをシステム化できます。申請が来れば管理者は画面上で承認・差戻しが可能で、申請履歴はログとして残ります。

5. アラート・ルールチェック

残業時間上限、休日出勤回数、勤務間インターバル、年5日の有給取得義務など、企業が重視する条件に合わせてアラートを設定できます。特定条件に合致した勤怠だけを抽出する機能により、リスクの早期把握が可能です。

6. 集計・締め・レポート機能

日別・月別・年別や組織別の勤怠集計が可能で、給与計算へのデータ連携やCSV出力に対応します。勤怠の締め処理をシステム上で行うことで、月次の作業負荷を軽減できます。

活用シーンと導入効果

小規模事業から多店舗展開する企業まで、業種や規模を問わずに導入事例があります。以下は代表的な活用シーンです。

• 小売・飲食の多店舗管理：各店の出退勤データを本社で一括確認し、シフト調整や残業抑止に活用。
• テレワーク主体の企業：在宅勤務の打刻を含む勤務時間の正確な把握と、勤怠データの可視化による勤務実態の把握。
• 製造業やシフト制の現場：複雑なシフトパターンを割り当て・管理し、交代勤務でも勤怠集計が容易に。
• 人事・給与関連の省力化：勤怠データを人事労務システムや給与計算と連携することで、二重入力を削減。

freee（本製品）と他システムの連携

勤怠データの連携は導入メリットの要の一つです。勤怠を確定後、他の人事・給与システムへデータを流すことで給与計算や年末調整などの業務を効率化できます。連携によりCSV出力だけでなくAPI連携（利用プランや環境による）や自社の会計/人事ツールとの連携でワークフローを短縮できます。

導入前に確認すべきポイント

導入を検討する際は、以下の点を事前に確認すると導入後のトラブルを減らせます。

• 就業規則との整合性：フレックスや変形労働、時間単位休暇など自社のルールに対応しているか確認してください。
• 打刻方法の選択：現場の使いやすさを考え、スマホ・ICカード・指紋などどの方式を採用するかを決めます。
• 既存システムとのデータ連携：給与ソフトや人事システムとデータ連携する要望がある場合は、対応方法（CSV / API 等）を事前に確認します。
• 運用フローの設計：申請・承認のルールや締め日の運用、アラート基準（残業閾値等）を導入前に策定しておくことを推奨します。
• セキュリティと管理権限：管理者アカウント、閲覧権限、監査ログの扱い方も検討してください。

設定と初期導入の流れ（一般的なステップ）

1. 利用プランの選定と申込：従業員数や必要機能を考慮してプランを決定します。
2. 初期設定：組織情報、勤務体系、休暇ルール、勤怠締め日等の基本設定を行います。
3. 従業員アカウント登録：従業員の登録と打刻方法の選定（スマホ/ICカード等）を行います。
4. テスト運用：一部部署でテスト運用を行い、ルールや設定の調整を実施します。
5. 本稼働：全社展開し、運用マニュアルや社内周知を実施します。
6. 定期見直し：運用中に出る要望や法改正に合わせた設定変更を行います。

導入・運用時の実務上のヒント

実務上で導入・定着させるためのポイントを紹介します。

• 段階的展開：いきなり全社導入せず、まずはパイロット部署で運用を検証すると現場の抵抗が少なくなります。
• マニュアル整備と研修：従業員向けの打刻手順と管理者向けの承認・集計フローを文書化しておきましょう。
• アラート設定の運用ルール化：アラートが発生した場合の対応フロー（例えば上長への通知や従業員への確認手順）を決めておきます。
• 定期的な集計チェック：月次の勤怠集計時に誤りがないか確認するためのチェックリストを作成すると安心です。
• 従業員の利便性を優先：打刻のしやすさ、申請の手間を軽減する設定を優先すると、入力漏れや問い合わせが減ります。

価格やプラン（検討の視点）

価格は利用規模や必要機能、サポート範囲により異なるため、契約前に見積りを取得して比較することが重要です。トライアルやデモを実施して費用対効果を確認するのが良いでしょう。

サポート体制と導入支援

導入時や運用中には初期設定支援やヘルプセンター、問い合わせ窓口が利用できる場合があります。導入企業向けのサポートプランやオンボーディング支援を確認し、内部に知見が少ない場合は外部支援を受けることも検討しましょう。

よくある質問（FAQ）

Q. 打刻の誤りや未打刻はどう対応する？

A. 従業員が打刻修正を申請し、上長や管理者がワークフロー上で承認する運用が一般的です。修正履歴はログとして残るため、監査対応にも有利です。

Q. 複数拠点や多店舗での利用は可能ですか？

A. 複数拠点の勤怠を一元管理でき、拠点ごとの管理者権限設定や組織別集計が可能です。

Q. 勤怠データは給与計算に連携できますか？

A. 勤怠確定後のデータを給与ソフトへ連携することで、給与計算の自動化が可能です。連携方法（CSV出力やAPI等）は導入時に確認してください。

導入事例から学ぶ運用上の工夫（活用アイデア）

導入企業の共通点として、次のような運用上の工夫が見られます。

• シフト提出の締め切りルールを明確化：提出遅れを防ぐためのリマインドアラートを設定している企業が多いです。
• アラート活用による残業抑止：残業上限に近づいた従業員やチームに対して事前通知を出し、早めの対策を講じる運用。
• 出勤パターンのテンプレ化：頻繁に使うシフトパターンをテンプレート化して配布すると、シフト作成の工数が減ります。
• 勤怠データの可視化で改善を促進：月次で残業時間や有給取得率の可視化を行い、マネジメント層で取り組みを進めるケースがあります。

セキュリティとデータ管理

勤怠データは個人情報や労務情報を含むため、アクセス権限の設定やログの保全が重要です。管理者権限の分離や定期的なユーザー監査を行い、必要に応じてバックアップ方針を策定してください。

導入後に期待できる効果（定量例）

企業によって効果は前後しますが、次のような改善が期待できます。

• 勤怠集計や締め処理にかかる工数の大幅削減（手作業による集計時間削減）
• 残業時間の早期把握による時間外労働の抑制
• 有給取得状況の可視化による取得率向上
• 給与計算の入力ミスや二重入力の削減による事務負担軽減

モバイル活用のポイント

スマートフォンでの打刻や申請は従業員の利便性を高めます。モバイル打刻を採用する際は、位置情報やWi‑Fi制限などのオプション設定を検討して、不正打刻の抑止と運用のしやすさを両立させましょう。

運用でよくあるつまずきと対処法

• 打刻漏れが多い：打刻リマインダーや打刻忘れアラートを導入し、打刻補助ルール（打刻前後の連絡）を定めます。
• 申請フローが煩雑：承認者や承認ステップを見直し、必要最小限のフローに簡素化します。
• 従業員の抵抗感：操作の簡便さを示す短時間のハンズオンや分かりやすいFAQを配布します。
• カスタム運用が多岐にわたる：まずは標準機能で運用し、どうしても必要な例だけカスタムルールに移行する段階的なアプローチが推奨されます。

管理者向けチェックリスト（運用開始から定着まで）

• 初期設定：勤務形態・就業規則の反映、休日パターンの登録
• 従業員教育：打刻方法、申請フロー、問い合わせ窓口の周知
• テスト運用：パイロット部署でのチェックとフィードバック収集
• 本稼働：全社展開と運用マニュアル配布
• 定期レビュー：月次でのデータチェックとアラート運用の見直し

よく使われるカスタマイズ例

• 勤務間インターバルに基づく自動警告の設定
• 特定時間帯の夜勤手当や深夜割増の自動計算ルール
• アルバイト用の簡易承認フローと正社員の厳格承認フローの併用

トラブルシューティング（簡易ガイド）

以下はよくあるトラブルと確認ポイントです。

• ログインできない：アカウントロックやパスワード、二段階認証設定を確認。
• 打刻が反映されない：打刻方法の設定（ネットワーク制限、ICカード読取機の接続状況等）を確認。
• 締め処理の差異：ルール設定（締め日・持越しルール）が正しく反映されているかをチェック。

導入効果を最大化するための次の一手

• 勤怠データを人事指標に活用する：残業傾向や休暇消化状況を可視化し、働き方改善施策につなげる。
• 経営ダッシュボードとの連携：月次の労務コストや人時生産性の指標に勤怠データを取り込む。
• 社内の制度改善サイクルに取り入れる：データに基づく改善提案を実施する。

導入を検討する際のワークショップ案（管理者向け）

導入決定前に実施すると有効なワークショップの例です。

• 現行業務棚卸しワークショップ：現状の勤怠管理フローを可視化する。
• 要件定義ワークショップ：必要な打刻方式、承認フロー、アラート基準を具体化する。
• トライアル運用レビュー：パイロット運用で使い勝手・誤差・業務影響を検証する。

導入後に期待する組織改善の指標例

• 勤務表のデジタル化率（紙からの移行率）
• 勤怠集計にかかる作業時間の削減率
• 月次の平均残業時間の推移
• 有給取得率の向上

まとめの前に：導入検討の最終チェックリスト

• 自社の就業規則をシステムに反映できるか
• 打刻方法は現場に適しているか（スマホ・IC・生体等）
• 給与・人事システムとの連携方法が確保できるか
• 運用体制（管理者・承認者・問い合わせ窓口）が整備できるか
• 社員教育と定着支援の計画があるか

まとめ

freee勤怠管理Plusは、打刻から集計、申請・承認、シフト管理、アラートによる労務監視までを一元化できるクラウド型勤怠管理ソリューションです。多様な打刻方法や就業ルールへの柔軟な対応、リアルタイムな可視化、データ連携による給与・人事業務の効率化など、中小企業から多拠点を持つ企業まで幅広く恩恵を受けられる設計になっています。導入時は就業規則の反映、打刻方式の選定、連携先の確認、運用ルールの整備を行うことで、定着と効果の最大化が期待できます。

freee勤怠管理Plusアプリ完全ガイド：導入・設定・運用のポイントと活用事例をまとめました

導入を検討する際は、まずはトライアルやデモで操作性を確認し、社内の現行フローとのギャップを洗い出してください。段階的な展開と運用ルールの明確化、従業員教育を組み合わせることで、勤怠管理のデジタル化がスムーズに進み、業務効率化と働き方改善の両立が期待できます。